ברגע שנתחבר לתוכנה הישנה שלכם ונמשוך את הנתונים לענן, תקבלו מאיתנו שם משתמש זמני כדי לבצע בדיקה מדגמית של מספר מטופלים. המטרה: לוודא שהכל עבר כמו שצריך.

מה כדאי לבדוק? (השוואה בין הישן לחדש):

• טיפולים: תיאור הטיפול, תאריכי ביצוע, מספרי שיניים (אם רלוונטי), תוכניות טיפול ומחירים.
• פרטי מטופל ופיננסי: ודאו שפרטי המטופל עברו כראוי ושיתרת המטופל (מעין עובר ושב) בטאב החשבון זהה למקור.
• יומן ותבניות: בדיקה שהפגישות ביומן תואמות ושתבניות הטיפול עברו.
• הגדרות ומשתמשים: הגדרות עסק בסיסיות, מעבר של מחירונים ומשתמשים במערכת.
• צוות: שיוך הטיפולים לאיש הצוות הנכון.

אחרי שאכן אישרנו שהנתונים תקינים, נתקדם להכשרת הצוות וחיבור הציוד.

• הדרכת צוות: נקבע הדרכה אחת מסודרת לכלל אנשי הצוות. מכיוון שמדפורם מאוד אינטואיטיבית, בדרך כלל הדרכה אחת מספיקה לחלוטין.
• חיבור ציוד היקפי: בסיום ההדרכה, צוות מדפורם יגדיר עבורכם סורקים רפואיים ומכשירי רנטגן (ככל וישנם).
• סליקת אשראי: אם קיים אצלכם חיבור סליקה לחברת "טרנזילה", יש לוודא שקיבלתם את מספר הספק כדי שנוכל לחבר את הסליקות למערכת.

בסוף ההדרכה נקבע את תאריך המעבר בפועל. כדי להבטיח מעבר חלק ולמנוע "פערי נתונים", נדרש סנכרון חכם:

• תזמון חכם: הכי טוב לבחור תאריך מעבר בסוף משמרת או ביום שהמרפאה לא עובדת בו.
• למה זה חשוב? מהרגע שאנחנו לוקחים את הנתונים ועד שהם עולים לענן, יכול להיווצר פער של נתונים חדשים שממשיכים להיכנס למערכת הישנה. לכן עדיף לנצל יום חופש שבו אפשר לעבור בצורה רגועה וללא לחצים סביבתיים של מטופלים ממתינים.

לאחר המעבר בפועל, צוות מדפורם יעזור להגדיר את המערכת ביחד עם צוות המרפאה. חילקנו את השלב הזה למה שכדאי שתכינו מראש, ומה שנעשה יחד.

📋 מה שכדאי להכין מראש ביום המעבר:

• תבניות הודעה (SMS/WhatsApp): מדפורם מספקת תבניות ברירת מחדל (Plug & Play), אך אם תרצו התאמה אישית – הכינו מראש את הטקסטים הרצויים.
• תבניות טפסים: הפניות ואישורים – ודאו שיש לכם את הניסוחים הרצויים לשביעות רצון המרפאה.
• משתמשים ורופאים: רשימה של כל מי שצריך כניסה למערכת. בנוסף, חשבו על אנשי צוות שלא צריכים כניסה אבל כן מדווחים שעות במרפאה. כמו כן, אם יש רופאים שצריך להקצות להם תשלומים או אחוזים, הכינו נתונים אלו כדי לעדכן את התמיכה.
• ניהול לידים (CRM): אם יש לכם ערוצי לידים (פייסבוק, גוגל, אתר) – הכינו את שמות הערוצים וודאו שהצוות הטכני שלכם מוכן לחיבור (API / Make / Zapier). מדפורם תספק מדריך מפורט במידת הצורך.
• חשבונית ישראל: הכינו את הקוד האישי מרשות המיסים (בד"כ 6 תווים) לחיבור קבלת מספר הקצאה ב-API. (שימו לב: החיבור מתנתק יזומות ע"י מס הכנסה ויש לחדשו כל 3 חודשים. ניתן גם להוציא מספר הקצאה רטרואקטיבית לחשבונית שכבר יצאה).

🤝 מה שנגדיר יחד (ואז תמשיכו לבד):

• הגדרות עסק בסיסיות: נעבור יחד על הנהלת חשבונות, הגדרות מסמכים, אבטחה ויומנים.
• תורים אונליין: נראה כיצד לבחור אילו טיפולים ושירותים ניתן להזמין באינטרנט, ולאחר מכן צוות המרפאה יגדיר בעצמו את הרשימה המלאה.
• JETT AI: נגדיר את העוזר החכם כדי שיאפשר לסכם טיפולים, לפתוח משימות ולדבר עם מטופלים (כולל רישום).
• אוטומציות: נדגים כיצד להוסיף אוטומציות (הודעות, ריקול לטיפולים, קליטת ליד חדש) כדי שתוכלו להמשיך לייצר אוטומציות בעצמכם בעתיד.
• גורמים מפנים: אם המרפאה עובדת עם גורמים מפנים, נראה לכם כיצד להוסיף אותם כדי שתוכלו לנהל זאת עצמאית.
• חיבורים חיצונים: הגדרת יומנים חיצוניים ודוא"ל.