״הכתר חזר מהמעבדה?״ עבודות מעבדה וריקול שיננית בלי מחברת ובלי רשימות טלפונים

יום חמישי, 09:00 בבוקר: המטופל בכיסא, הכתר עדיין אצל הטכנאי

מטופל פינה בוקר מעבודה, התיישב בכיסא להדבקת כתר או מסירת תותבת, ואז הסייעת פותחת את המגירה ומגלה שהקופסה מהמעבדה עוד לא הגיעה.

במרפאות שמנהלות עבודות מעבדה במחברת ספירלה ליד הקבלה או בקבוצת וואטסאפ עם הטכנאי, התקלה הזו היא רק עניין של זמן. במיוחד כשמדובר בעבודות שעוברות ארבע או חמש תחנות הלוך-חזור כמו תותבות (מידה ראשונית, מנשך, מדידת שיניים בשעווה ולפעמים חזרה למעבדה לתיקון גוון מ-A3 ל-A3.5, ועד המסירה), או כשבסוף החודש מגיעה החשבונית המרכזת מהמעבדה על 14 כתרים ואף אחד במרפאה לא זוכר למי שייכים שלושה מהם.

לוח קנבן לעבודות מעבדה: מה נשלח, מה חזר ומה כבר שולם

כדי לפתור את הנתק בין הכיסא, הקבלה והמעבדה, בנינו בתוך המודול הדנטלי של מדפורם מסך ניהול עבודות מעבדה שמקושר ישירות לתיק המטופל, לתוכנית הטיפול ולמספרי השיניים.

• פתיחת הזמנת עבודה מתוך התיק: בוחרים את השיניים, סוג העבודה (כתר, גשר, תותבת, ציפוי, סד לילה), שם המעבדה והטכנאי, גוון השן, תאריך איסוף, תאריך אספקה מבוקש והערות לשלב הנוכחי בעבודה רב-שלבית.
• תיעוד קבצים וגוון במקום וואטסאפ פרטי: במקום שהסייעת תצלם את גוון השן בטלפון האישי שלה ותשלח לטכנאי עם שם המטופל, הקבצים, תמונת הגוון וטופס ההזמנה נשמרים בכרטיס העבודה ונשלחים למעבדה מתוך המערכת.
• לוח קנבן בארבעה סטטוסים ברורים: חדש, נשלח למעבדה, חזר מהמעבדה, סגור. מבט אחד בבוקר מראה למזכירה אם כל העבודות של המטופלים שמגיעים מחר כבר נמצאות פיזית במרפאה.
• הודעה למטופל והתאמת חשבוניות בסוף חודש: כשהעבודה מסומנת כ"חזר מהמעבדה", שולחים הודעה למטופל לתיאום ההדבקה, ובסוף החודש מסננים את כל העבודות לפי מעבדה וסטטוס תשלום (שולם / לא שולם).

לוח קנבן, מתקדם ככל שיהיה, לא מעדכן את עצמו כששליח המעבדה מניח את הקופסאות בדלפק. חצי מהפתרון הוא תוכנה נוחה, והחצי השני הוא משמעת פשוטה בקבלה: סייעת או מזכירה שמעבירות את הכרטיס ל"חזר מהמעבדה" ברגע שהשליח יוצא מהדלת.

יום רביעי של השיננית: למה רשימות טלפונים ידניות כבר לא עובדות

הדליפה השנייה בקבלה נמצאת ביומן של השיננית ובביקורות התקופתיות. ברוב המרפאות, כשיש חורים ביומן של השיננית לשבוע הבא, המזכירה מדפיסה דוח של מטופלים שלא ביקרו חצי שנה ומתחילה לחייג. מתוך שלושים שיחות באמצע יום עבודה, עשרים וארבעה לא עונים, ארבעה מבקשים שיחזרו אליהם בערב, ושניים אומרים שיתקשרו אחרי החגים.

בנוסף, לא כל מטופל צריך ריקול באותו מרווח זמן. מטופל בריא שמגיע לניקוי אבנית שגרתי צריך תזכורת כל 6 חודשים, אבל מטופל פריודונטלי עם כיסים פעילים שתועדו בפריו-צ'ארט צריך תחזוקה כל 3 או 4 חודשים, ומטופל אחרי שיקום על שתלים צריך ביקורת לפי פרוטוקול הרופא.

ריקול אוטומטי לפי טיפול, בלי להפוך תזכורת רפואית לספאם שיווקי

במדפורם מגדירים לכל שירות את מרווח הריקול שלו. כשמגיע המועד, המערכת מציפה את המטופל בדשבורד השימור ושולחת לו הודעת תזכורת עם קישור ישיר לזימון תור אונליין ביומן השיננית או הרופא (שליחה אוטומטית בוואטסאפ פועלת עם תוספת WhatsApp Business API, ו-SMS נרכש בחבילות קרדיטים — פירוט מלא במחירון).

שתי נקודות שחשוב להקפיד עליהן כשמפעילים ריקול במרפאת שיניים:

• השאירו מסלול טלפוני למטופלים מבוגרים: מטופלים בני 70+ עם תותבות או שיקום מורכב לרוב לא ילחצו על קישור זימון עצמי בוואטסאפ. עבורם, דוח הריקול במערכת משמש כרשימת שיחות ממוקדת למזכירה.
• אל תכניסו קופונים והנחות לתוך הודעת ריקול רפואית: תזכורת לבדיקת חניכיים או ניקוי אבנית היא הודעת שירות רפואית לשמירה על רצף טיפולי. ברגע שמכניסים לתוכה "15% הנחה לחודש הקרוב", היא גם נשמעת כמו פרסומת וגם עלולה להיחשב כדבר פרסומת לפי חוק הספאם (סעיף 30א לחוק התקשורת) אם המטופל לא נתן הסכמה מראש לקבלת דברי פרסומת.